Folyamatautomatizálás
Az ismétlődő adminisztrációt a gép csinálja.
Bizonylat-emlékeztetők, dokumentum-összegyűjtés, státusz-értesítések — ezek jól definiált, ismétlődő feladatok, amiket egy szoftver hibátlanul megcsinál helyetted. Én ezt az automatizálást építem meg.
Hova folyik el az idő egy könyvelőirodában?
Ügyfelenként havonta 15-30 perc adminisztráció simán összejön: bizonylat-üldözés, e-mailek, ellenőrzések. 80 ügyfélnél ez heti több teljes munkanap — pedig a nagy része automatizálható.
Ugyanazt az e-mailt küldöd újra és újra
Küldd el a számlákat, a bankkivonatot, a zárlatot — havonta ugyanazoknak az ügyfeleknek. Kézi munka, amit egy automatizált emlékeztetőrendszer elintézne.
A bizonylatok különböző csatornákon érkeznek
Email, Drive, papír, WhatsApp — minden ügyfél máshogy küldi. Valakinek kézzel kell összeszednie és rendszereznie, mielőtt a könyvelő dolgozhatna.
A havi zárás csúszik a hiányzó adatok miatt
Nem az áfa-bevallás számítása lassú, hanem az, hogy még mindig nincs meg minden bizonylat. Minden nap csúszás stresszt és túlórát jelent.
Hó végén jön a papír- és fájl-cunami
Dokumentumok rendezése, mappák átnevezése, hiányzó tételek keresése. A könyvelő vár, az asszisztens pedig hétvégén rendez.
Mit automatizálok egy könyvelőirodában?
Először felmérjük, mi viszi a legtöbb időt, aztán a legnagyobb megtérülésű folyamatokkal kezdünk. Nem kell egyszerre mindent — lépésenként is működik.
Automatikus bizonylat-emlékeztetők
Az ügyfelek ütemezett e-mailt vagy portál-értesítést kapnak a hiányzó dokumentumokról. Nem kell kézzel üldözni őket minden hónap elején.
Dokumentum-gyűjtő portál
Az ügyfél egy linken keresztül tölti fel a számlákat, bankkivonatot és egyéb bizonylatokat. A rendszer automatikusan az ügyfélhez és a hónapához rendeli.
Státusz-értesítések az ügyfeleknek
Megkaptuk a bizonylatokat, hiányzik még a bankkivonat, a bevallás elkészült — az ügyfél automatikusan értesül, kevesebb telefon.
Határidő-emlékeztetők belsőleg
ÁFA, TB, éves beszámoló — a csapat előre kap értesítést, mielőtt a határidő közelébe ér. Nem a naptárban kell keresgélni.
Riportok és kimutatások
Melyik ügyfélnél hiányzik még bizonylat, hol tart a zárás, ki a legterheltebb — egy kattintásra összeálló belső riportok.
Mennyibe kerül az automatizálás?
Az automatizálási projektek jellemzően kisebbek, mint egy teljes rendszer: egy-egy folyamat (pl. bizonylat-gyűjtés + emlékeztetők) pár hét alatt élesben van. Ha napi egy óra adminisztrációt spórol, éves szinten több hétnyi munkaidőről beszélünk.
A konfigurátorban pár perc alatt összeállíthatod az igényeidet, és azonnal kapsz egy irányárat.