Folyamatautomatizálás
Az adminisztrációt csinálja a gép, ne te.
Fuvarokmányok kitöltése, számlák kiállítása, ügyfelek értesítgetése — ezek jól definiált, ismétlődő feladatok, amiket egy szoftver hibátlanul megcsinál helyetted. Én ezt az automatizálást építem meg.
Hova folyik el az idő egy fuvarozó cég irodájában?
Fuvaronként 20-30 perc adminisztráció simán összejön: okmányok, számla, e-mailek. Napi 15 fuvarnál ez egy teljes munkakör — pedig a nagy része automatizálható.
Ugyanazt az adatot ötször gépeled be
A fuvar adatai bekerülnek a táblázatba, aztán a CMR-be, aztán a menetlevélbe, aztán a számlába, aztán az ügyfélnek szóló emailbe. Öt lehetőség az elgépelésre.
A számlázás napokkal csúszik
A lezárt fuvarok számlái akkor készülnek el, amikor az irodában végre jut rá idő. Minden nap csúszás a fizetési határidőt is tolja — a cash flow bánja.
A megbízók folyamatosan telefonálnak
'Felrakodott már?' 'Mikor ér oda?' — a diszpécser fél napja azzal megy el, hogy státuszokat mond vissza telefonon, amiket egy automatikus email is elintézne.
Hó végén jön a papír-cunami
Menetlevelek, tankolási bizonylatok, autópálya-elszámolások egyeztetése kézzel. A könyvelő vár, te pedig hétvégén rendezed a papírokat.
Mit automatizálok egy fuvarozó cégnél?
Először felmérjük, mi viszi a legtöbb időt, aztán a legnagyobb megtérülésű folyamatokkal kezdünk. Nem kell egyszerre mindent — lépésenként is működik.
Fuvarokmányok automatikus generálása
A rögzített fuvar adataiból egy kattintásra készül CMR, szállítólevél és menetlevél. Ugyanaz az adat, nulla újragépelés, nulla elütés.
Számlázás a lezárt fuvarokból
Amint a fuvar lezárult és megvan a POD, a számla automatikusan elkészül a számlázó rendszeredben a szerződött díjakkal. Aznap megy, nem jövő héten.
Automatikus státusz-emailek a megbízóknak
Felrakodva, úton, lerakodva — a megbízó automatikus értesítést kap a fordulópontoknál. A 'hol az árum?' telefonok száma drasztikusan csökken.
Bizonylatok gyűjtése egy helyre
A sofőr fotózza, a rendszer a fuvarhoz rendeli. Hó végén nem dobozból válogatsz, hanem exportálsz egy rendezett csomagot a könyvelőnek.
Emlékeztetők határidőkre
Lejáró sofőr-okmányok, műszaki vizsgák, biztosítások — a rendszer előre szól, nem a bírság emlékeztet.
Mennyibe kerül az automatizálás?
Az automatizálási projektek jellemzően kisebbek, mint egy teljes rendszer: egy-egy folyamat (pl. okmány-generálás + számlázás) pár hét alatt élesben van. A megtérülés gyors — ha napi egy óra adminisztrációt spórol, éves szinten több hétnyi munkaidőről beszélünk.
A konfigurátorban pár perc alatt összeállíthatod az igényeidet, és azonnal kapsz egy irányárat.